Stationäre Dokumentenscanner haben wir bereits für Sie getestet (profi 2/2022). Die professionellen Geräte zeigen ihre Stärken dort, wo täglich viel Papier digitalisiert werden muss. Aber: Mit Scan Apps für das Smartphone lassen sich inzwischen dank aktueller Kameratechnik und Bildbearbeitung ebenfalls sehr gute Ergebnisse erzielen.

Eine gute Scan-App kann dabei im kleinen Agrar-Büro durchaus den stationären Scanner ersetzen. Genau wie der große Scanner erstellt sie PDF-Dateien, die auch mehrere Seiten umfassen können. Als mobile Ergänzung zum großen Gerät im Büro sind sie allemal eine Empfehlung, vor allem für Kassenzettel und andere ungewöhnliche Formate. Einschränkungen bestehen beim Scannen langer Dokumente mit vielen Seiten — hier sind die stationären Geräte einfach schneller. Auch das automatische Hochladen und Benennen lässt sich in der Software der Scanner komfortabler einstellen.

Spezielle Scan-Apps

Sowohl im Apple App-Store als auch bei Google Play gibt es zahlreiche weitere Apps, die sich speziell mit dem Scannen beschäftigen. Die Testversionen sind meist kostenlos, die Preise für Vollversionen liegen teils jenseits der 40 Euro pro Jahr im Abo.

Eine wichtige Frage ist: Wo liegen die gescannten Daten? Falls Sie mit einem Cloud-Anbieter arbeiten, müssen Sie die Daten nach dem Scannen noch manuell in dieses System überführen. Das ist im besten Fall direkt per „Teilen“-Funktion in die Cloud-App möglich.

Wir haben uns einige reine Scan-Apps angesehen. Die Scans waren oft nur über die App selbst zugänglich und nicht im allgemeinen Dateisystem des Telefons sichtbar. Das heißt, beim Löschen der App sind auch die Daten futsch, wenn diese nicht vorher exportiert wurden. Auf den ersten Blick kostenlose Scan-Apps zeigten den Nachteil häufiger Werbeeinblendungen. Außerdem war der Funktionsumfang sehr eingeschränkt.

Scannen mit Cloud-Apps

Solche Einschränkungen gibt es nicht, wenn Sie auf die Scan-Funktion eines Cloud-Anbieters in dessen App zurückgreifen. Oft bieten diese Apps eine integrierte Scan-Funktion, die im Preis für den Daten-Dienst enthalten ist.

Solch eine Funktion bieten zum Beispiel top farmplan (ein Produkt des Landwirtschaftsverlags), Microsofts OneDrive und Google­Drive. Die Scans liegen dann direkt in der Cloud an der passenden Stelle und sind auch vom Büro-PC abrufbar. Sie können außerdem bestimmte Ordner mit Mitarbeitern teilen und diese bitten, dort Lieferscheine, Wiegekarten und Ähnliches zu scannen und direkt hochzuladen. Ein weiterer Vorteil der Cloud-basierten Dienste: Prozesse wie die OCR-Texterkennung laufen automatisch auf dem Cloud-Server ab. Sobald Sie ein Dokument scannen und hochladen, wird der Text erkannt und dem Dokument zugeordnet. Damit ist eine Volltextsuche in den Dateien möglich. So können Sie zum Beispiel nach dem Lieferschein und der Rechnung einer bestimmten Getreidesorte suchen oder auch einen Betrag finden, zu dem ein Buchhaltungsbeleg fehlt.Mit dem Ablegen in der Cloud sind die Dokumente nach dem Hoch­laden unabhängig vom Smartphone gesichert. Das heißt, auch bei einem Verlust oder Schaden am Gerät gehen keine Daten verloren.

Tipps zum Scannen

Alle Scan-Apps erfassen automatisch den relevanten Bildausschnitt — oder versuchen es zumindest. Beachten Sie diese Hinweise, können Sie die Erkennung verbessern und sparen sich Zeit bei der Nachbearbeitung:

• Sorgen Sie für eine gleichmäßige Ausleuchtung. Indirektes Tageslicht ist ideal, zum Beispiel auf einem Tisch vor einem Fenster.
• Falten und Knicke, zum Beispiel aus dem Postversand, sollten Sie glätten. Das verbessert die Randerkennung.
• Ein hoher Kontrast zwischen Unterlage und Scan-Vorlage verbessert ebenfalls die Randerkennung. So wird das Dokument automatisch passend beschnitten.
• Im Büro können Sie einen festen Platz zum Scannen einrichten. Legen Sie das Smartphone zum Beispiel mit der Kamera über die Kante eines Regals über der Schreibtischplatte. So können sie die zu scannenden Dokumente schnell platzieren.
• Eine weitere Möglichkeit sind spezielle Scan-Boxen, zum Beispiel von Amazon für rund 25 Euro. Das Smartphone ist gut platziert, und die Vorlagenfläche bietet hohen Kontrast.
• Das nachträglich Anpassen des Zuschnitts ist möglich. So können Sie irrelevante Bereiche eines Dokuments ausblenden.