KW-Fibu: Ein neuer Stern am Buchführungshimmel
Durch das abrupte Ende der Zusammenarbeit mit PAUR musste Klöpper & Wiege in kürzester Zeit ein neues Buchführungsprogramm anbieten. Gespannt und geduldig haben wir über ein halbes Jahr gewartet, bis uns eine Testversion zur Verfügung gestellt wurde. Hier unser Testbericht von H. Breker.
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KW bietet das neue Programm in Modulform an. Das Grundmodul reicht bis zum Geldrückbericht und kostet 1270 DM (plus MwSt). Das Modul 2 ermöglicht den steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Abschluss, Modul 3 enthält die Kostenstellenrechnung. Jede dieser Erweiterungen kostet 760 DM (plus MwSt) . Will man eine vollständige Buchführung erstellen, muss man einschließlich 15 % Mehrwertsteuer rund 3 200 DM investieren.
Das Programmangebot ist damit aber nicht erschöpft. Wer Aufträge, Lieferungen, Rechnungen, Zahlungsverkehr, Kunden- , Waren- und Umsatzstatistiken per Computer erledigen will, kann das mit dem vierten Erweiterungsmodul, kurz ABS (= Auftragsbearbeitungssystem) genannt, bewerkstelligen.
Das kostet weitere 1 250 DM (plus MwSt). Und KW bietet eine Buchstellen- bzw. Großbetriebsversion an, deren Preis nach Vereinbarung berechnet wird. Für den großbetrieblichen Einsatz sind Vernetzung und Mehrplatzfähigkeit möglich.
Das Gesamtprogramm ist so aufgebaut, dass die einzelnen Module durch entsprechende Codierungen freigeschaltet werden können. Dies kann nach vorab erfolgter Bezahlung per Telefon kostensparend erledigt werden.
Unsere Testversion war nur bis zum dritten Modul freigeschaltet.
Zum Lieferumfang gehört ein 70-seitiges Benutzerhandbuch. Das in Ringordnerform gefasste Buch enthält knappe Beschreibungen der einzelnen Programmteile, die mit beispielhaften Bildschirmmasken illustriert sind. Daneben finden sich nützliche Kapitel, in denen sowohl ausgewählte Hinweise zur Bedienung als auch buchungstechnische Probleme aufgegriffen werden.
Die Reihenfolge der einzelnen Kapitel kommt dem Erstanwender entgegen. Das Handbuch sollte jedoch noch einmal auf allgemeinverständliche Begriffe hin korrigiert werden, denn Wörter wie z.B. „Berechnungsalgorithmus“, „Divisor“ und „Dividend“ sind nicht jedermanns Sache.
Die Online-Hilfe war in der Testversion noch nicht in allen Programmteilen umgesetzt. Soweit vorhanden, sind die Hilfetexte ausreichend differenziert gegliedert. Die knappen Texte könnten jedoch für den Anfänger durch Beispiele noch besser veranschaulicht werden. Platz dafür wäre vorhanden.
Die Anforderungen an die Hardware bewegen sich im üblichen Rahmen. Im Regelfall werden die Erstinstallation und die Druckeranpassung sowie notwendige Änderungen der Konfigurationsdatei vom Vertreiber vorgenommen. Die selbständige Installation ist im Handbuch zwar beschrieben, ist einem Benutzer ohne größere DOS-Kenntnisse aber nicht zu empfehlen.
Die Programmgliederung in Pull-Down-Menüs besteht aus den Hauptmenüteilen:
■ Stammdaten
■ Erfassung
■ Auswertung
■ Auftragsbearbeitungssystem
■ Mandanten
■ Service
■ Ende mit und ohne Sicherung
KW-Fibu ist vorrangig auf den Zweck der laufenden Buchführungsarbeit ausgerichtet. Will man seinen Betrieb als Anfänger „einrichten“, ist die Vorgehensweise zunächst nicht ganz einfach zu verstehen. Statt in den Stammdaten die Funktion „Einrichten eines Betriebes“ zu suchen, wird der Anwender auf das Hauptmenü „Mandanten“ verwiesen. Dort muss er die Grunddaten eines oder auch mehrerer Betriebe in einem Unterverzeichnis anlegen. Um mit diesem Betrieb arbeiten zu können, muss er das Menü „Erfassung, Untermenü Betrieb wechseln“ aufrufen.
Das ist zwar umständlich, jedoch nur bei der erstmaligen Betriebseinrichtung notwendig. Im Erfassungsteil gibt es noch eine einfachere Routine, um einen Betrieb anzulegen. Diese ist aber in erster Linie für das Einrichten von weiteren oder Unterbetrieben während der laufenden Buchungsarbeit gedacht. Mit Hilfe der Funktionstasten kann man zwischen den Menüteilen schnell und gezielt wechseln.
Mit dem Anlegen eines Betriebes werden automatisch die wesentlichen Konten übernommen. Dabei hat der Anwender die Wahl zwischen dem landwirtschaftlichen Kontenplan oder der Kontierung nach dem Bilanzrichtliniengesetz. Alle Kontenpläne sind im Programmteil „Stammdaten“ gestaltbar. Auch die Zuordnung einzelner Konten zu den Kontengruppen kann geändert werden.
Durch diese offene Gestaltung dürfte eine schnelle Anpassung des Programms an die geplante Neugestaltung der Kontenpläne möglich sein. Diese Neuordnung soll die unterschiedlichen Anforderungen in Landwirtschaft und Gewerbe in sich vereinigen und den alten Kontenplan ersetzen. Benutzer von Finanz-Plus wären damit für die Zukunft vergleichsweise gut gerüstet.
Der sechsstellig angelegte Kontenplan lässt eine tiefgestaffelte Differenzierung der Daten zu. Wem diese Vielfalt anfangs zu aufwendig erscheint, kann auch kleinzahlige Kontenstrukturen wählen, die sich später erweitern lassen.
Das Programm Erfassung besteht aus den Untermenüs Geld- und Naturalvorgänge, Anfangsbilanz, Abschlussarbeiten, Anzeigen der Geld- und Naturalbuchungen. Mit der Funktion „Betrieb wechseln“ ist es aus der Erfassung heraus möglich, in einen anderen Betrieb oder in ein anderes Wirtschaftsjahr zu wechseln. Wechselt man in einen noch nicht angelegten Betrieb oder Betriebsteil, besteht von hier aus eine Möglichkeit, mit der F9-Taste direkt zum Einrichtungsprogramm zu springen.
Die Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle ist unkompliziert und elegant gelöst. Am Anfang der Buchungszeile steht die laufende Buchungsnummer. Mit deren Hilfe können ältere Buchungen gezielt in die Buchungszeile zurückgeholt werden. Mit den Pageup-/Pagedown-Tasten kann ein schneller Suchlauf durchgeführt werden. In einem Fenster unter der Eingabezeile steht jeweils das Saldo des aufgerufenen Finanzkontos.
Mit der F2-Taste können zwischendurch in einem Fenster alle beliebigen Kontenstände abgefragt werden. Die eingegebenen Buchungsbeträge können wahlweise mit der Plus- oder Enter-Taste für Soll-Buchungen und mit der Minus-Taste für die Haben-Buchungen bestätigt werden. Die Angabe von Kostenstellen ist optional. Die Mehrwertsteuer kann wahlweise in Prozent oder als DM-Betrag angegeben werden. In einem Fenster erscheinen die Eingabefelder für Stück und Gewichte. Bei deren Eingabe werden die Preise automatisch errechnet und angezeigt.
Die Naturalbuchungen werden automatisch übernommen. Buchungen des Inventarzugangs bzw. -abgangs laufen über das Durchgangskonto 999. Anstelle des Fensters für Stück- ,und Gewichtsangaben erscheint das Inventarkonto, die Inventarnummer sowie der Abschreibungssatz. Bei Verschrottung von Inventar ist eine Buchung mit dem Wert Null erforderlich.
Hat man die Kontonummer nicht im Kopf, kann man mit der F3-Taste den Kontenplan aufrufen. Die gesuchte Kontonummer kann dann direkt aus dem Fenster übernommen werden. Häufig weiß man zumindest die ungefähre Kontonummer. Dann kann man schnell durchblättern und die Kontonummern einschließlich ihrer Betextung in der Buchungszeile anzeigen lassen.
Die Korrektur von Buchungen ist über mehrere Wege möglich. Mit der Buchungsnummer aufgerufene Buchungen können in der Buchungszeile korrigiert werden. Ganze Buchungssätze werden mit der F5-Taste storniert und mit „S“ markiert. Mit der F9-Taste gelangt man in den Programmteil „Anzeige Geld“ und kann von hier aus Buchungen anzeigen, korrigieren oder stornieren.
Im Programmteil „Naturalvorgänge“ werden alle Naturalbuchungen durch die Gelderfassung automatisch miterfasst. Zusätzlich sind daher nur noch die innerbetrieblichen Vorgänge zu verbuchen. Eine von der Gelderfassung unabhängige Durchnummerierung der Buchungen erlaubt es, die Naturalbuchführung für steuerliche und betriebswirtschaftliche Zwecke flexibel zu handhaben.
Typisch für den Programmaufbau, der in erster Linie auf die laufende Buchung ausgerichtet wurde, ist die Anordnung des Programmteils „Anfangsbilanz“ an dritter Stelle im Erfassungsmenü. In einer einzigen Buchungsmaske werden das Anlage-, Vieh- und Vorratsvermögen sowie die Finanzkontenstände verbucht. Im Handbuch stehen etwas unsystematisch an verschiedenen Stellen Hinweise, wie dabei zu verfahren ist. Dabei fällt auf, dass mehrfach auf den Steuerberater verwiesen wird. Eine weitergehende Programmunterstützung erfolgt nicht.
Die Jahresabschlussarbeiten sind aufgefächert in die Erfassungsmasken für Bestandsbewertung, Privatanteile, Inventarpflege und die statistischen Teile. Dazu gehören z.B. Anbau- und Betriebsflächen, Angaben zum Durchschnittsbestand sowie zu Personen und Arbeitskräften im Betrieb. Diese werden als Fenster eingeblendet.
Bei Abschlussbuchungen, die sich unmittelbar gewinnverändernd auswirken, vermisst man eine angemessene Programmunterstützung. Es mangelt an ausreichend illustrierenden Beispielsbuchungen. Darüber hinaus wird weder die Funktionstastenbelegung angezeigt noch erfolgt irgendeine Rückmeldung, ob die Eingaben auch gebucht worden sind. Die Beschreibungen im Handbuch beschränken sich auf vordergründige Allgemeinverbindlichkeiten. Die Online-Hilfe, soweit vorhanden, hat nichts anderes anzubieten, als zum wiederholten Male die Funktionen der Cursortasten zu beschreiben.
Vor- und Nachteile:
+ umfassend angelegtes Leistungsspektrum auf hohem Buchführungsniveau
+ tiefgestaffeltes Informations- und Auswertungssystem
+ reichhaltiges Angebot an Servicefunktionen
+ bedienungsfreundlicher Erfassungsprogrammteil
- Programmausführung nicht in allen Teilen vollständig
- noch unvollständige, verbesserungsfähige Online- Hilfe
- noch Mängel in bildtechnischen Details
- mangelhafte Programmunterstützungen
Das ist für den Buchführungsanfänger einfach zu wenig. Auch im Vergleich zu dem, was die Konkurrenzprodukte bieten. An dieser Stelle sollten anhand von Beispielen typische Abschlussbuchungen und ihre unmittelbaren Auswirkungen auf den Gewinn veranschaulicht werden. Konkurrenzprogramme blenden sogar die Gewinnveränderung der Abschlussbuchungen direkt in die Erfassungsmaske ein. Und Abschlussbuchungen des Vorjahres bleiben als Vorschlag für das nachfolgende Jahr erhalten. Es ließen sich noch weitere Verbesserungsmöglichkeiten aufzählen. Der Hinweis auf den Steuerberater sollte jedenfalls mangelnde Programmunterstützung nicht ersetzen.
Der Programmteil „Auswertungen“ bietet vielfältige Möglichkeiten. Dazu gehören die Darstellung
■ der Buchungsprotokolle,
■ der Umsatzsteuer-Aufrechnung,
■ der Rückberichte,
■ lang- und kurzgefasster Abschlüsse
■ sowie die Zuordnung bestimmter Konteninhalte (wie z.B. die Sozialversicherungsbeiträge) zu Kalenderjahren.
Darüber hinaus wird in diesem Menü die Kostenstellenrechnung vorbereitet und ausgewertet. Wesentliche Teile der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz können in Mehrjahresvergleichen grafisch dargestellt werden. Die Menüteile „Analyse/Planung“ und ein Soll-Ist-Vergleich waren in der Testversion nicht ausgeführt.
Der Schwerpunkt der Auswertungen liegt eindeutig auf der Druckausgabe. Die Bildschirmausgaben sind wenig übersichtlich. Um eine Bilanz vollständig sehen zu können, muss man den Bildschirm sowohl seitlich als auch nach unten durchrollen.
Da beim seitlichen Bildschirmscrollen die waagerechte Betextung nicht noch einmal erscheint, ist es nur bei konzentrierter Vorgehensweise und mehrfachem Hin- und Herblättern möglich, das Zahlenmaterial zuzuordnen. Diese nicht gelungene Bildschirmausgabe ist u.a. der Preis dafür, dass ein 10stelliger Platzbedarf vorgesehen ist, der zwei Bildschirmseiten zur Darstellung erfordert.
Sieben verschiedene Papierausgabeformate, von denen drei standardmäßig ausgeführt sind, stehen zu Verfügung. Die Ausdrucke sind bis auf einige fettgedruckte Zwischentitel und sparsam verwendete Querstriche nur wenig strukturiert. Die Verwendung des blauweiß linierten EDV-Papiers ist daher empfehlenswert.
Bei der betriebswirtschaftlichen Gewinn- und Verlust-Rechnung fällt auf, dass aus Platzgründen die Spalte „Ertrag“ bzw. „Aufwand“ ganz entfallen ist und gleich bis zum erweiterten Ertrag/Aufwand durchgerechnet wird. Mehr- bzw. Minderbestände werden mit den Abschreibungen in einer Spalte zusammengefasst, so dass bei der Summenbildung unklar bleibt, welche Teilbeträge auf Abschreibungen bzw. auf Bestandsveränderungen zurückzuführen sind.
Eine Überprüfung mit den in der Bilanz stehenden Abschreibungsbeträgen erfordert zusätzliche Rechenschritte. Ungewöhnlich ist auch die Zurechnung der Abschreibung zum innerbetrieblichen Verbrauch. Insgesamt betrachtet bietet das Auswertungsprogrammteil eine beachtliche Fülle an Auswertungsmöglichkeiten. Aber die Übersichtlichkeit ist noch zu verbessern.
Dieser Testbericht wäre unvollständig, würde man nicht auf die vielfältigen Möglichkeiten der eigenen Programmgestaltung und der Servicefunktionen hinweisen. Mehr als 150 Konfigurationsmöglichkeiten haben wir gezählt. Der Benutzer kann selbst bestimmen, ob Kommaeingabe, automatische Naturalbuchungen, Belegnummerautomatik, Tausendertrennung und vieles mehr geschaltet werden sollen oder nicht.
Für Buchstellen werden spezielle Werkzeuge angeboten, wie z.B. ein Datenblatt, Rückberichte, Betriebsverwaltung usw. Im Menüpunkt „Auswertungen konfigurieren“ kann die Zusammenstellung der einzelnen Auswertungsblätter beliebig gestaltet werden. Zur Datensicherung und -rücksicherung werden mehrere Programmroutinen angeboten.
Die Auslagerung der Daten von der Festplatte auf Disketten und umgekehrt ist ebenso möglich wie ein Datenimport schon bestehender Datenbestände aus anderen Programmen. Nicht zuletzt sollte auf die Möglichkeit der telefonischen Programmfehlerkorrektur hingewiesen werden. Nach Eingabe eines entsprechenden Passwortes kann der Kundendienst-Mitarbeiter von KW Fehler schnell und preiswert per Telefon beheben.
Zusammenfassung:
Obwohl KW-Fibu in kurzer Zeit aus der Taufe gehoben wurde, bietet das Programm Buchführung auf hohem Niveau und ein beachtliches Leistungsspektrum. Stärken sind ebenfalls die professionelle Programmgestaltung und das tief gestaffelte Informations- und Auswertungssystem. Getrübt wird der Eindruck durch Kinderkrankheiten. Die nur in Teilen angelegte On-Line-Hilfe muss konkreter gestaltet und vervollständigt werden. Die Bedienungsfreundlichkeit ist in einigen Menüteilen wesentlich verbesserungswürdig. Man darf auf die noch fehlenden Programmteile gespannt sein.
Beispielhafte Serviceleitung
Für unbedarfte Neueinsteiger im PC-Bereich ist es schwierig, beim Hardware-Kauf die richtige Entscheidung zu treffen. Die Software-Häuser bieten mit den Programmen zwar auch Rechner, Bildschirm und Drucker an. Jedoch können sie preismäßig oft nicht mit dem spezialisierten Handel konkurrieren. Hinzu kommt, dass die Firmen mit dem späteren Service in der Regel überfordert sind.
Die Firma AAAcom, Vertreiber von Lohnuntersoftware, hat einen Schritt nach vorn getan und bietet ihren Kunden jetzt einen neuen Service an: Sie berät beim Kauf der richtigen Hardware. Auf Wunsch begleitet ein Mitarbeiter den Kunden zum Computerhändler. Er hilft bei der Auswahl der Geräte, achtet auf einen angemessenen Preis und sorgt für die spätere Betreuung durch den Händler vor Ort.
Dieses Angebot ist hoffentlich nicht nur eine bloße Maßnahme zur Verkaufsförderung. Wenn AAAcom sein Versprechen hält, bringt es die Konkurrenz auch im landwirtschaftlichen Bereich „in Zugzwang“. Nutznießer wären die Landwirte und Lohnunternehmer: Zum Computer-Kauf wäre kein „Fach-Chinesisch“ mehr nötig, ebenso wenig müsste man PCs bei einem Software-Vertreiber kaufen, der manchmal weder einen guten Preis noch einen guten Service dafür anbietet.
H. Breker
